Il est désormais possible de valider des documents déposés par une association directement depuis la fiche Subvention.
Pour rappel, il est également possible de les valider depuis le tableau de bord, bouton Documents en attente de validation et depuis l'onglet Documents de la fiche association.
Afin de dématérialiser complètement le traitement des demandes de subventions, nous pouvons désormais nous interfacer avec votre logiciel comptable CIRIL.
Plusieurs fichiers vont pouvoir être générés :
- un fichier d'engagement (mise en réserve dans le budget)
- un fichier de mandatement (la mise en œuvre du paiement)
Sur la fiche de chaque individu, nous avons ajouté une information permettant de savoir si la personne s'est connectée au portail et si oui, la date et l'heure de la dernière connexion.
Dans la Recherche avancée, dans Type de donnée à rechercher, il est possible en filtrant sur Individus, d'obtenir le listing des individus s'étant déjà connectés ou non.
Afin de fluidifier la saisie et la validation de chaque étape, nous avons intégré les possibilités suivantes :
• Attribuer la commission directement dans une étape du parcours d’instruction.
• Saisir le montant proposé en commission directement en complément de la validation de l’étape
Cela vous permettra ensuite au moment de la décision d'avoir en une seule vue une frise retraçant toutes les étapes, les commentaires et les propositions.
Pour activer ces possibilités :
1) Aller dans le menu Paramétrage > Processus d'instruction des subventions
2) Dans un circuit d’instruction, au niveau de l'étape concernée, cocher la case Demande le rattachement de la subvention à une commission et Demande la saisie d'un montant conseillé.
À chaque étape, vous pouvez désormais mettre fin à l'instruction d'une demande si elle ne peut aboutir. Pour cela, cochez la case Terminer le processus à cette étape.
Nous venons d'ajouter dans le logiciel la possibilité de paramétrer de manière plus fine les droits d'accès de chaque utilisateur.
Depuis la partie Paramétrage, nous avons ajouté un menu Rôles utilisateurs.
Pour chaque rôle créé, vous pourrez définir les fonctionnalités que vous laisserez à la personne, par exemple avoir un droit sur le bouton :
- Paramétrage
- Recherche avancée
- Commissions
- Connexion portail association
- Export comptable (fonction à venir dans le logiciel)
Il est également possible de définir un niveau d'accès (aucun, gestion, consultation) pour les éléments suivant :
- Associations
- Individus
- Subventions
Il est possible de créer autant de rôle que souhaité.
Pour chaque rôle créé, vous devrez affecter un ou plusieurs utilisateurs (à créer au préalable dans la partie Paramétrage, bouton Gestion des utilisateurs).
Nous avons fait des ajustements dans les export Excel des formulaires :
- Le Total produit et le Total charge prennent bien en compte le déficit / bénéfice pour arriver au résultat (au lieu d’avoir Total produit = Total charge)
- Ces deux colonnes (Total produit et Total charge) ont été inversés dans l’export Excel pour être dans le même ordre que dans le formulaire.
Lorsque vous faites un export d'un formulaire de demandes de subvention, nous avons maintenant différents onglets vous permettant d'exploiter plus facilement les données issues des tableaux financiers (un onglet par tableau).
Le lien avec le logiciel salles 3D Ouest est maintenant effectif.
Voici une fiche pratique détaillant la marche à suivre pour appairer vos associations :
https://salle.3douest.com/portail/files/salle/Fiche_pratique_interface_salle_asso.pdf
Une fois fait, le logiciel associations mettra à jour automatiquement votre logiciel salles.
Lorsqu'une association renseigne ses informations dans les tableaux financiers, les calculs se font automatiquement en fonction de ce qu'on renseigne au niveau des charges et des ressources.
Cela évite tout erreur de saisie.
Lorsqu'une association complète une demande de subvention, un équilibre des comptes est désormais obligatoire sur les tableaux financiers.
Une unicité est désormais exigée pour les fonctions des membres du bureau.
Il ne peut donc y avoir qu'un président, trésorier et secrétaire.
Actuellement lorsqu'une association fait une demande de subvention, il y a uniquement le président qui est en mesure d'engager l'association et donc de valider un formulaire de demande de subvention.
Afin de gérer tous les cas de figures, nous avons ajouté la possibilité de déléguer à une autre personne de l'association le pouvoir de signature.
Le paramétrage se fait au niveau de la fiche d'un individu, onglet Lien avec l'association. Vous avez maintenant une colonne Délégation signature avec un bouton + pour l'activer sur l'individu en question.
Il est possible de paramétrer jusque quand cette délégation est effective.
Il est maintenant possible de gérer les sections d'associations dans le logiciel.
Au niveau de la fiche d'une association, un onglet supplémentaire Sections est présent.
Vous pouvez alors ajouter autant de sections que nécessaire. Cela est présenté de la même façon que la création d'une nouvelle association sauf que certains champs sont déjà pré-remplis par les informations de l'association mère (Numéro RNA, SIRET).
Il est possible de paramétrer quels vont être les documents en communs entre l'association mère et les sections (statuts de l'association, RIB, etc) dans le but de ne pas les re-demander à chaque section lors de la saisie du formulaire de demande de subvention.
Attention, seuls les présidents d'association seront en mesure de valider un formulaire de demande de subvention. Il faudra donc que le président soit présent sur la fiche de chaque section au niveau des membres du bureau.
Afin d'optimiser les informations visibles sur le tableau de bord, nous l'avons réorganisé en ajoutant 3 boutons :
- Demande de subvention en cours : ce bouton liste toutes les demandes de subventions qui ont le « Statut de la demande » à « En cours ».
Le nombre changera au fur et à mesure où les demandes seront accordées ou refusées.
- Subventions en attente d’instruction : ce bouton liste toutes les demandes de subventions pour lesquelles aucun processus d’instruction n’a été enclenché.
En cliquant dessus vous aurez alors le listing de ces demandes et il sera possible d’assigner un processus d'instruction soit de façon unitaire ou en masse.
- Subvention en cours d’instruction : cette carte liste toutes les demandes de subventions qui ont un processus d’instruction enclenché.
En cliquant dessus vous aurez alors le listing de toutes les demandes avec possibilité de valider pour chaque demandes les étapes.
Il sera également possible de retrouver les demandes en attentes d’instruction et celles en cours via le bouton Instructions dans le bandeau de gauche.
Côté portail, lors de la saisie d'une demande de subvention par une association, nous avons ajouté un bouton Brouillon qui est disponible à tout moment sur la droite de la page.
Cela évite de descendre en bas de formulaire pour enregistrer le brouillon.
Le logiciel vous permet maintenant de créer un circuit de validation à étapes pour l'instruction des demandes de subventions.
Chaque étape pourra être validée par le service ou le/les personnes concernées.
Une alerte par mail sera envoyée à la validation de chaque étape aux personnes concernées.
Exemple de circuit de validation :
- Vérification des dossiers par les services instructeurs
- Attribution d'une commission
- Validation par la commission
- Vote au Conseil municipal
Le paramétrage du processus d'instruction est accessible depuis le bouton Paramétrage (en haut à gauche) du logiciel, puis Processus d'instruction des subventions.
Afin de faciliter la connexion d'un membre d'une association ou la création d'une nouvelle association, nous pouvons interfacer le portail Associations avec FranceConnect.
N'hésitez pas à nous contacter pour voir les modalités de mise en place.
Afin de proposer une page dédiée complète aux associations, nous pouvons désormais mettre plus de contenu sur la page de connexion.
Il est possible de créer différents encarts pour mettre des informations utiles, des liens vers des fiches pratiques de l'état, de l'actualité, des documents que vous souhaitez partager, etc.
Le but est de rendre cette page dynamique afin que les associations y trouvent toutes les informations les concernant.
Le paramétrage de cette page est accessible depuis le bouton Paramétrage (en haut à gauche) du logiciel, puis Gestion du site public.
3D Ouest peut également se charger de ce paramétrage.
Il est maintenant possible pour une nouvelle association de s'enregistrer directement via le portail association.
Un formulaire à étapes vous permet de récupérer toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de l'association.
Des pièces justificatives peuvent être demandées comme les statuts par exemple.
Une validation sera nécessaire côté collectivité après vérification des éléments renseignés par l'association.
Vous pouvez désormais vous connecter depuis la fiche d'un individu sur son espace connecté et donc visualiser ses éventuelles difficultés et accéder aux formulaires non validés.
Le bouton Connexion portail se trouve en haut à droite sur la fiche de l'individu.
Il est maintenant possible de paramétrer un code couleur différent en fonction des thèmes des associations.
Cette couleur sera visible sur l'annuaire des associations afin de rendre plus visible les thématiques et faciliter les recherches des administrés.
La configuration se fait depuis le bouton Paramétrage, puis Thème des associations. Il faudra ensuite modifier chaque thème afin de choisir une couleur dans la palette proposée.
Tél: 02 96 48 68 19
Mail : moc.tseuod3@tcatnoc
@3douest
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